Nell’articolo precedente Claudio Cimmelli, responsabile commerciale dell’area ID value services di Bit4id, ci ha parlato del rivoluzionario processo di de-materializzazione che stiamo vivendo. Adesso ci spiega gli effettivi vantaggi che esso comporta in termini economici e pratici.

Quanto è possibile risparmiare riducendo la carta?

Alcuni studi hanno calcolato che ogni singolo foglio di un documento con una certa rilevanza (contratto, ordine, fattura, ecc.) che circola in un’azienda può arrivare a costare attorno ai 2€ all’anno. In questa cifra alcune stime hanno ricondotto un 40% di costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento. Oltre il costo in sé, dunque, la gestione documentale cartacea comporta anche l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività non direttamente produttiva che spesso si può rivelare inutile.

Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi è stato calcolato che la de-materializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.

Secondo Gartner, per ogni Euro speso per produrre documenti cartacei vengono spesi dai 20 a 50 Euro per il loro processamento. Il Sole 24ORE, invece, ha calcolato che il 40% del costo della gestione cartacea è costituito dal costo del personale coinvolto nelle relative attività. Un’analisi condotta da IDC ha inoltre evidenziato che il supporto cartaceo coinvolge il 55% dei documenti in uso nelle aziende italiane, stimando che ciascun lavoratore spenda in media 3.6 ore a settimana soltanto per gestire i documenti cartacei.

Quali i vantaggi oltre al risparmio?

Oltre al risparmio economico diretto ottenuto dalle iniziative di de-materializzazione, è utile evidenziare anche gli ulteriori vantaggi derivanti, che a loro volta devono necessariamente indurre in primis le aziende, ma anche noi cittadini, a optare sempre per le alternative digitali anche nella gestione quotidiana delle nostre attività.

Tra i vantaggi non economici, possiamo considerare principalmente i seguenti 3:

  • Produttività. La semplificazione dei processi porta a una conseguente riduzione dei volumi delle attività amministrative come stampa, affrancatura e postalizzazione. Tale riorganizzazione porta necessariamente a una maggiore efficienza delle risorse, che possono essere impegnate in attività più intellettive e creative. Immaginate cosa avreste potuto fare quella domenica pomeriggio trascorsa a ricercare la ricevuta di pagamento nel cassetto dei documenti…
  • Accessibilità. Dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso. Una modalità di archiviazione opportunamente sicura, inoltre, riduce drasticamente il rischio di danneggiamento o perdita di documenti. Vi ricordate di quello scontrino su carta termica illeggibile che non vi ha permesso di far riparare il cellulare ancora in garanzia?
  • Reperibilità. La necessità di cercare rapidamente un documento secondo un determinato criterio potrebbe richiedere ore di lavoro nel caso di documenti cartacei. Se un’organizzazione ha necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all’interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. Immaginate di poter catalogare con un click tutte quelle fastidiose scartoffie nel famigerato cassetto dei documenti!

Sono certo che leggendo quest’articolo vi siate resi conto di quante volte sprechiamo il nostro tempo e la nostra fatica in attività noiose e frustranti, senza la possibilità di rendere la nostra vita più semplice.

Da alcuni mesi sto lavorando su Signing Today, un progetto innovativo e davvero molto entusiasmante, che mi sta facendo capire quante attività quotidiane potrebbero diventare molto più efficaci cambiando leggermente il nostro approccio a questo benedetto mondo digitale che ha oramai preso il pieno possesso della nostra vita.

Signing Today permette, tramite l’integrazione all’interno di un qualsiasi sito o applicazione, di completare il processo di de-materializzazione preservando la validità legale dei documenti coinvolti. Il servizio permette infatti di creare delle transazioni di firma a partire da uno o più documenti da firmare e di inviare, agli utenti firmatari, un invito alla firma, sotto forma di link pre-autenticato. L’utente firmatario può completare l’operazione di firma dopo aver associato al proprio profilo un qualsiasi strumento di firma, sia esso fisico (token, smart card) o di tipo remoto, risultando già compatibile con la maggior parte dei provider di firma elettronica e dei dispositivi attualmente più diffusi sul mercato.

Per informazioni:
www.signing.today
ccm@bit4id.com

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